Règlement intérieur MJC Ménival Septembre 2019 Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 1 Sommaire 1 – PREAMBULE p.3 2 - PARTIE STATUTAIRE p.3 2.1. Définition des membres fondateurs, honoraires, associés et partenaires p.3 2.2. Assemblée Générale ordinaire p.4 2.3. Le Conseil d’Administration p.6 3 - FONCTIONNEMENT p.8 3.1 L’adhésion p.8 3.2 Modalités d’inscription aux activités p.8 3.2.1 Calendrier de fonctionnement et nombre minimum de séances p.8 3.2.2 Réinscriptions en juin p.9 3.2.3 Licences p.9 3.2.4 Certificat médical p.9 3.2.5 Réductions p.9 3.2.6 Conditions d’annulation d’une inscription aux activités hebdomadairesp.10 3.2.7 Conditions d’annulation spécifiques (stages, accueil loisirs…) p.10 3.3 Le vivre ensemble p.11 Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 2 3.4 Règles relatives à l’hygiène et à la sécurité p.11 1 - PREAMBULE Le présent règlement a pour but de développer et de préciser l’application des statuts de la Maison des Jeunes et de la Culture de Ménival. C’est une association d’Education Populaire régie par la loi de 1901 et ses membres sont des adhérents. Il a été approuvé par le Conseil d’Administration du 24 septembre 2019. Le règlement intérieur est de la compétence du C.A. Les dispositions suivantes précisent les modalités de vie interne à la MJC de Ménival. Elles facilitent les relations entre les adhérents. Elles encadrent les relations entre les adhérents et le personnel, entre la MJC et ses partenaires. Toute adhésion à l’association exige l’approbation et le respect des règles définies dans le règlement intérieur. Ce règlement s’applique aussi à l’ensemble du personnel présent dans l’association. Il annule et remplace les documents, accords, pratiques et usages antérieurs. 2 - PARTIE STATUTAIRE 2.1 - Définition des membres fondateurs, honoraires, associés et partenaires de la MJC  Membre fondateur : membre présent au moment de la création de l’association.  Membre honoraire : membre ayant œuvré activement au sein de l’association et reconnu par le Conseil d’Administration pour son investissement et ses compétences. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 3  Membre associé : personne morale choisie avec son accord par le conseil d’administration et représentant soit une collectivité locale soit une association travaillant en partenariat avec la MJC (associations culturelles, sportives, impliquées dans l’action sociale, etc…). Les membres associés sont proposés par le conseil d’administration à l’approbation de l’Assemblée Générale. Ils sont renouvelés ou radiés dans les mêmes conditions. Une association ne peut avoir qu’un seul représentant. Le nombre des membres associés ne peut excéder le quart du nombre des administrateurs Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 4 Tout membre associé absent pendant une année sera interrogé par courrier par le président pour qu’il précise son intention de rester ou de démissionner. Un délai de 3 semaines sera donné pour la réponse et le président s’assurera que la lettre a bien été reçue par l’association ou la personne représentée.  Membre partenaire : les délégués du personnel ou leur suppléant, le/la directeur/trice dans le CA 2.2 - Assemblée Générale Ordinaire  Droit de vote des membres : Fondateurs, honoraires, associés : ces membres ont chacun une voix à l’assemblée générale mais ne peuvent pas être représentés ou porteurs de pouvoirs. Partenaires : ont une voix consultative Représentant légal des adhérents de moins de 16 ans : ce n’est pas un mandant mais un droit de vote du représentant légal du ou des mineurs représentés. Cette disposition n’est pas transférable à une tierce personne.  Eligibilité : Sont électeurs, les membres de l’association âgés de 16 ans révolus à la date de l’assemblée Générale. Ils doivent, en outre, être adhérents à l’association depuis trois mois au moins, et être à jour de leur cotisation avant l’Assemblée Générale.  Modalités pour favoriser la démocratie : 1) Fréquence Elle se tient en principe dans les 6 mois qui suivent la fin d’exercice. 2) Ordre du Jour et Convocation L’ordre du jour de l’Assemblée Générale et la convocation de celle-ci sont notifiés à chaque membre de l’Association, au moins quinze jours calendaires avant la date prévue pour l’Assemblée Générale, ainsi que les documents nécessaires à leur réflexion et prise de décision. 3) Droit de Vote et modalités Sont électeurs, les membres de l’association âgés de 16 ans révolus à la date de l’assemblée Générale. Les votes s’effectueront à bulletin secret ou à main levée. 4) Représentation Un parent ou représentant légal d’un enfant de moins de 16 ans adhérent, peut représenter celui-ci lors de l’Assemblé Générale et prendre part au vote. A cette fin, il devra être muni de sa carte d’adhérent. Il a autant de voix que d’enfants légalement représentés (frères, sœurs) s’ils sont adhérents et de sa propre voix s’il est lui-même adhérent Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 5 5) Mandats Un membre de l’Assemblée qui n’a pas la possibilité d’assister à celle-ci, peut mandater par écrit un autre membre de l’Assemblée pour le représenter. Le nombre de mandats que peut recevoir une seule personne ne peut excéder trois. Le mandat doit être remis à la direction de la MJC avant le début de l’Assemblée Générale. 6) Amendements et motions Toute motion, tout ajout à l’ordre du jour, doivent faire l’objet d’une demande écrite et adressée au Conseil d’Administration une semaine au moins avant la date de l’Assemblée Générale. Sa recevabilité en sera étudiée, au regard des statuts de la MJC et de son règlement intérieur. 7) Candidatures 7.1 - Tout candidat à l’élection au Conseil d’Administration doit être adhérent depuis au moins six mois précédant la date de l’Assemblée Générale, et être âgé de 16 ans révolus. Chaque candidat au Conseil d’Administration doit être présent à l’Assemblée Générale au cours de laquelle se déroulent les élections, sauf cas de force majeure. 7.2 - Le Bureau du Conseil d’Administration est compétent pour s’assurer de la validité des candidatures au regard des statuts et du présent règlement intérieur. 7.3 - Les salariés de la MJC ne sont ni électeurs, ni éligibles lors de l’Assemblée Générale. 7.4 - Sont proclamés élus les candidats totalisant au minimum 50% des suffrages exprimés, plus une voix, jusqu’à concurrence du nombre de postes à pourvoir. En cas d’égalité de voix pour le dernier poste à pourvoir, est élu, l’adhérent le plus ancien (au regard de la date d’adhésion et non de l’âge de la personne). 7.5 - En cas de litige, le Conseil d’Administration est seul habilité à statuer. 8) Les membres associés Ces membres ont chacun une voix à l‘Assemblée Générale, mais ne peuvent pas être représentés ou porteurs de pouvoirs. L’Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d’Administration, peut remettre en cause la représentativité d’un des membres dans le cas où cette représentativité n’aurait pas été suivie d’une collaboration effective avec la MJC, 3 fois consécutivement. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 6 2.3 - Le Conseil d’Administration 2.3.1- Droit de vote : Les membres élus par l’assemblée générale ont une voix et peuvent être porteurs d’un pouvoir. Les membres fondateurs, honoraires, associés : ces membres ont chacun une voix délibérative au Conseil d’Administration, mais ne peuvent pas être représentés ou porteurs de pouvoir. Les partenaires : les membres partenaires ont une voix et ne peuvent pas être porteurs de pouvoirs. Le (a) Directeur (trice), salarié(e) de la MJC est membre un associé au CA sans droit de vote. Le Conseil d’Administration peut demander à une association membre associé de désigner un autre représentant si celui en exercice n’a pas rempli son mandat. Cette demande sera alors motivée par courrier. Le Conseil d’Administration veille au respect des statuts, est responsable de la marche générale de l’Association, et applique les orientations votées par l’Assemblée Générale. Il est également force de propositions. Il se réunit au moins une fois par trimestre. Les convocations accompagnées de l’ordre du jour, du projet de compte rendu du précédent Conseil d’Administration, et éventuellement des différents rapports sur les questions à débattre, devront être envoyées au minimum dix jours avant la séance pour le cas d’une session ordinaire. Ce délai est ramené à huit jours en cas de session extraordinaire. Le scrutin se déroule à main levée, sauf si l’un des membres du Conseil d’Administration s’y oppose, et l’exception faite pour l’élection du Bureau du Conseil d’Administration, et tout ce qui concerne les personnes. Le Personnel salarié de la MJC dispose d’un maximum de deux sièges au Conseil d’Administration dans le collège des membres partenaires avec voix consultative. Il appartient au Personnel d’élire ses représentant, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral portant sur l’élection des Représentants du Personnel. Un membre du Conseil d’Administration peut déléguer son pouvoir à un autre membre du Conseil d’Administration. La délégation doit être faite par écrit, et remise au Président du Conseil d’Administration au plus tard à l’ouverture de la séance. Le nombre de pouvoir est limité à un par personne. Les décisions sont prises à la majorité absolue soit la moitié des voix plus une des membres présents. Les membres élus au Conseil d’Administration absents ou non représentés aux séances trois fois consécutives sans excuses écrites, sont considérés comme démissionnaires. Le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement, par cooptation, à tous siège vacant. L’Assemblée Générale suivante doit entériner ces candidatures. Le nombre de cooptés ne peut pas dépasser le quart du nombre des administrateurs élus. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 7 Pour assurer le renouvellement par tiers, le conseil d’administration peut être amené à procéder à un tirage au sort de certains de ces membres pour un renouvellement anticipé. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 8 2.3.2 -Le Bureau du Conseil d’Administration Le Bureau prépare les travaux du Conseil d’Administration et veille à l’exécution de ses décisions. Il assure le suivi quotidien du fonctionnement de l’Association et rend compte devant le Conseil d’Administration. Le Bureau se réunit, suivant un calendrier fixé par le Président, au moins une fois par mois. Par délégation du Conseil d’Administration, le Directeur est chargé de la gestion du Personnel de l’Association. Il rend compte au Conseil d’Administration sur ce sujet. Le Directeur de la MJC participe au Bureau du Conseil d’Administration. Il assure la fonction de Chef du Personnel. Seuls les membres élus du Conseil d’Administration peuvent être membres du bureau. Le nombre des membres du bureau est fixé à 6 dont : - un(e) président(e) - un(e) secrétaire(e) - un(e) trésorier(e) - des membres dont un(e) secrétaire et trésorier(e) adjoints. Il est nécessaire d’avoir un an de présence au bureau pour être candidat aux postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier, sauf en cas de démission complète du Conseil d’Administration. Les membres du bureau ne peuvent occuper le même poste plus de 6 ans consécutifs. Les membres élus du Conseil d’Administration non élus au bureau peuvent solliciter le président pour participer ponctuellement à une réunion du bureau. De même, le bureau peut solliciter un ou plusieurs membres du C.A. pour participer à une de ces réunions en fonction de l’adéquation de leur compétence avec l’ordre du jour. Le président peut donner délégation à un membre du bureau pour représenter la MJC à l’extérieur. Il peut également accorder des délégations ponctuelles aux membres du C.A. en fonction des circonstances. 2.3.3 - Les Commissions Elles sont créées sur décision du Conseil d’Administration. Elles ont pour rôle la réflexion, la mise en œuvre et le suivi d’un projet, d’une action, l’étude d’un dossier. Toute mise en œuvre est subordonnée à l’accord préalable du Conseil d’Administration. Le Directeur, ou par délégation un membre de l’équipe des salariés, participe à chaque réunion de commissions. Compte rendu est fait au Bureau, puis au Conseil d’Administration. Les délégués du personnel participent à la commission du personnel. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 9 2 - FONCTIONNEMENT 3.1 - L’adhésion L’adhésion est obligatoire. Le montant de l’adhésion est fixé, chaque année, par l’Assemblée Générale. La carte d’adhésion est personnelle. Toutes les personnes de plus de 16 ans révolus à la date d’inscription seront adhérentes. Les enfants de moins de 16 ans seront représentés par leur représentant légal qui aura la qualité d’adhérent. L’adhésion à la MJC engage chaque personne au respect des statuts, du règlement intérieur et des projets de l’association. L’adhésion est une participation au fonctionnement de l'association, du réseau R2AS et de la confédération des MJC de France. Chaque adhérent de la MJC bénéfice d’une assurance dans le cadre de son activité. 3.2 - Modalités d’inscription aux activités Tout adhérent à jour de son adhésion peut s’inscrire à toutes les activités proposées par l’association. La totalité de la cotisation doit être payée au moment de l’inscription. Le règlement de la cotisation peut être effectué en espèces, chèques, par carte bancaire, ou par Chèques Vacances. Le règlement de la cotisation peut être échelonné, dans ce cas, nous demandons le dépôt des chèques à la signature d’un échéancier. L’adhérent qui a 16 ans révolus le jour de son inscription est considéré comme adulte. Pour les personnes qui débutent en cours d’année, la cotisation est due pour le reste de l’année, à compter du trimestre de l’inscription. Périodes : Septembre à fin décembre, janvier à fin mars, avril à fin juin. Une journée d’inscriptions est réservée début septembre aux personnes habitant les rues ci nommées : avenue de Ménival, Eisenhower, Rue Joliot Curie (côté Lyon), N. Sicard, Abbé Papon, Chapiron, des Noyers, M.Jacob, de Tourvielle. Un justificatif de domicile récent leur sera demandé pour s’inscrire ce jour-là. 3.2.1. Calendrier de fonctionnement et nombre de s éances minimum Nous nous engageons sur 30 séances à l’année. Une semaine de récupération des cours est fixée en juin, après l’arrêt des activités. Si l’intervenant est absent une fois dans la saison, par exemple, un vendredi, et qu’il y a 31 vendredis de fonctionnement prévus, ce cours ne sera pas rattrapé en fin de saison. Si l’absence de l’intervenant engendre un nombre de séances inférieur à 30, un cours supplémentaire sera proposé durant la semaine prévue à cet effet. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 10 3.2.2. R éinscriptions en juin Les anciens adhérents ou tout membre de leur famille pourront se réinscrire pour la rentrée suivante (sauf nouvel adhérent en cirque), tout au long du mois de juin. Ils ne seront en aucun cas prioritaires au-delà du 30 juin. 3.2.3 Licences Pour certaines activités, la MJC adhère à des fédérations délégataires ou affinitaires ; dans ce cas, la licence est obligatoire. Elle est payable à l’inscription et ne peut pas être remboursée. ex : FFJDA, FFTDA, Fédération Française des Ecoles de Cirque… 3.2.4 Certificat M édical Conformément à la réglementation, un certificat médical sera demandé conformément aux dispositions légales en vigueur , lors de l’inscription, pour certaines activités sportives. Après un accident ou maladie grave nécessitant un arrêt maladie, il sera demandé un certificat médical attestant la possibilité de reprise du sport. 3.2.5 R éductions La réduction pour une deuxième activité ou un deuxième membre d’une même famille s’appliquera sur l’activité la moins onéreuse et ne pourra être appliquée que lors d’une inscription simultanée. - 15 % pour l’inscription à une seconde activité, - 25 % pour l’inscription à une troisième activité.  Pour le personnel Le salarié présent dans la structure depuis plus d’un an, bénéficie d’une réduction de : - 50% sur la première activité, - 25% sur la seconde, - 15% sur la troisième (activités, stages). Ses enfants à charge (définition de la CAF) bénéficient de : - 50% sur la première activité, stage ou accueil de loisir, - 25% sur la seconde - 15% sur la troisième. Ces réductions s'appliquent à 3 activités pour l'ensemble des enfants du salarié. En cas d’inscription sur l’accueil loisirs, le salarié ne pourra en aucun cas payer une inscription d’un montant inférieur à celui du tarif minimum appliqué pour les adhérents au quotient familial le plus bas. Il n’est pas possible d’obtenir une réduction sur un séjour ou sur une activité musique (def CAF) Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 11  Pour les membres du C.A Ils bénéficieront de -50% sur l’activité la plus chère qu’ils pratiquent puis seront calculées les autres réductions comme pour tout adhérent. 3.2.6 Conditions d’ annulation d’ une inscription aux activit és hebdomadaires Tout trimestre entamé est dû. Le coût de l’activité est calculé à l’année. L’adhérent contribue ainsi au maintien de l’activité et de l’emploi des animateurs pendant toute la saison. Les adhérents bénéficient d’un cours d’essai après s’être inscrit. S'ils ne souhaitent pas poursuivre à la fin de ce cours d’essai, nous procéderons au remboursement de l’intégralité de l'inscription. Il n’y aura aucun remboursement au-delà du cours d’essai. Sauf dans les cas suivants : - mutation professionnelle ou déménagement à plus de 40km. - pour des raisons médicales empêchant l’activité jusqu’à la fin de saison, un certificat médical doit être joint à la demande écrite. Modalités de la demande du remboursement : - Elle est faite par écrit. La date du dépôt de la demande sera la date retenue pour le calcul du montant du remboursement. - En cas de déménagement une attestation du nouveau domicile sera demandée. - En cas de mutation professionnelle, une attestation de l’employeur sera demandée. Le remboursement se fera alors au prorata des trimestres restants, moins 40€ de frais de dossier. Chaque demande de remboursement sera étudiée spécifiquement. Dans tous les cas, le montant de l’adhésion et de la licence restent dû. Tout adhérent n’ayant pas fait valoir son droit au remboursement sur son activité selon les conditions citées au règlement intérieur sur la saison écoulée, perdra toute possibilité d’obtenir un quelconque dédommagement l’année suivante. La MJC se donne le droit d’annuler une activité par manque d’effectif. Nous vous remboursons, dans ce là cas, le montant des cours non effectués. 3.2.7 Conditions d’ annulations sp é cifiques (stages enfants et adultes, accueil loisirs …) Vous annulez votre inscription et demandez le remboursement : - Il sera gardé 10 % de frais de gestion si la demande se fait 3 semaines et plus avant le début de l’activité. - Il sera gardé 50 % du total si la demande se fait entre 1 et 2 semaines avant l’activité. - Il n’y aura aucun remboursement pour une annulation faite au cours de la dernière semaine avant l'activité. Règlement intérieur MJC MENIVAL – Septembre 2019 Page 12 - Sur présentation d’un certificat médical attestant d’un accident (entorse, fracture..) ceci au cours des 15 jours précédant le commencement de l’activité, vous serez remboursé (- 10 % de frais de gestion) sous condition que la place que vous libérez soit prise par une autre personne. 3.3- Le vivre ensemble Il est demandé à chacun : - d’adopter un comportement correct et respectueux, vis à vis du personnel de la MJC ainsi que des autres adhérents - que les enfants restent sous la responsabilité de leurs parents ou des adultes qui les accompagnent - que le calme soit respecté, c’est aussi un lieu de travail. 3.4 - Règles relatives à l’hygiène et à la sécurité Il est interdit : - de fumer dans la MJC. - de pénétrer dans la MJC en état d’ivresse ou sous l’emprise de drogue et d’introduire de l’alcool ou de la drogue dans la structure. - d’introduire des animaux (sauf chiens pour personnes en situation de handicap). Dans le cas de non-respect de ces règles de vie communes, l’article 7 des statuts s’appliquera systématiquement. De manière générale le droit s’applique dans l’association. Il en va de la radiation et de l’exclusion de ou des intéressés. La direction se donne le droit de faire appel aux forces de l’ordre, afin d’intervenir en cas de comportement déviants ou de consommation de produits illicites et d’engager des poursuites auprès des services de police et judiciaire compétents. La personne désignée RUS (Responsable Unique Sécurité) est le directeur de la structure. Utilisation des véhicules : Tout adhérent, titulaire d'un permis de conduire en cours de validité peut être autorisé par la direction, à utiliser un des véhicules dans le cadre d'une activité de l'association.